Le monde connaît une crise sanitaire depuis quelques années. Cette situation oblige les sociétés à fermer leur porte et à passer au télétravail bien loin du concept du travail ordinaire. De ce fait, près de 20 % des employés sur le plan mondial essaient de s’y accommoder. Heureusement, il est possible de mettre en place de façon pérenne et stable, une organisation en télétravail.
Le recueil des besoins de vos employés
La première étape pour l’organisation télétravail au cours de cette crise sanitaire consiste à prendre en compte les avis et les besoins de vos salariés. Pour cela, vous pouvez organiser des séances particulières (dans le strict respect de règles d’hygiène) sur votre lieu de travail ou des rencontres via le net. Vous pouvez à défaut leur faire parvenir des questionnaires auxquels ils doivent prendre le temps de répondre.
Enfin, une autre alternative qui s’offre à vous est une rencontre spéciale avec les délégués de chaque service. En tant que personnes représentatives du personnel, elles devraient vous apporter des réponses sur les envies de tous leurs collègues. Le plus souvent, vous rencontrerez des employés qui souhaitent déménager ou d’autres qui expriment le désir de s’éloigner de la ville avant de prendre soin d’un parent âgé.
Prenez bien le temps de regrouper cette catégorie de personnes. Ils devraient trouver un certain avantage au télétravail. Ensuite, il faudra prendre en compte les horaires de travail, les hésitations, la charge de travail envisagée et les motivations de chacun des acteurs. Cette étape est importante, car elle vous aidera à développer un système d’organisation en télétravail qui fonctionnera sur le long terme.
La définition du cadre de votre projet
Pour réussir votre télétravail et organisation du travail, il est essentiel de vous retrouver avec des acteurs de certains services. Ces derniers auront sans doute des préoccupations auxquelles vous faire part. Une équipe s’occupera ensuite de déterminer une charte du contrat du télétravail. Cette convention permettra d’encadrer les modalités de l’organisation du télétravail et les problèmes susceptibles de survenir. En effet, l’organisation télétravail soulève de nombreuses interrogations qui nécessitent des réponses précises.
Il s’agit entre autres des critères de sélection des bénéficiaires et le moyen de contrôle des activités à distance. Le rythme de télétravail, les plages horaires et la sécurité des informations sont des points à aborder. En outre, vous devez définir l’espace de travail idéal (bureaux d’affaires, domicile, tiers lieux ou espace de coworking).
La phase d’essai
Lorsque vous aurez déterminé les clauses de votre nouveau code de travail, il vous faudra passer à l’expérimentation de l’organisation télétravail. Elle peut durer des mois ou s’étendre sur toute une année. Dans tous les cas, vous êtes tenus de respecter vos obligations à savoir :
- La prise en charge des abonnements ;
- La prise en charge des outils informatiques et du matériel ;
- La garantie que les droits des salariés en télétravail et en entreprise soient identiques.
Pour ce qui est du tarif de la maintenance de ces outils, il ne lui incombe plus.
L’adaptation de votre stratégie de développement
La mise en place de cette nouvelle organisation de travail est idéale pour l’évolution des mentalités. En effet, vous êtres dans l’obligation de miser votre stratégie de développement sur la confiance et non sur le contrôle. Il s’agit de l’opportunité rêvée pour accorder une certaine autonomie à vos salariés et de modifier l’organisation du travail.
Vous pouvez dès lors procéder à la réduction des heures de réunion improductives ou de transport. Si ce nouveau système pose problème à certains managers, il vous suffit de les mettre en contact avec leurs pairs qui vivent une situation identique. Cela leur permettra d’appréhender les avantages d’une telle organisation. Vous pouvez également leur proposer de prendre connaissance du contrat et de faire part des modifications au besoin.
L’acquisition de matériel adapté
Le télétravail nécessite l’usage d’outils informatiques. Il faut dire que la situation actuelle a également permis le développement des instruments collaboratifs adaptés à ce système. Vous devez donc vous rapprocher de votre directeur du service informatique. Il vous présentera le matériel dont il dispose. Ainsi, vous pourrez déterminer si ce dernier suffit à la concrétisation de votre projet.
Dans le cas contraire, procurez-vous tout le nécessaire. Pour cela, il existe des outils qui permettent de faciliter la tâche aux salariés. Certains d’entre eux sont accessibles même pour les petites entreprises à savoir Trello, Notion ou Todoist. D’autres logiciels tels que Skype favorisent la communication à distance. Aussi, les programmes comme Google Drive et ses dérivés permettent à toute une équipe de travailler à domicile sur un même dossier.
Les derniers ajustements
À cette étape, vous devez trouver des solutions aux problèmes survenus tout au long de la période de test. Vous pouvez également mettre en place une formation en informatique pour votre personnel quelques jours par semaine. Cela permettra aux novices en la matière de prendre des cours. Quant aux plus expérimentés, ils pourront améliorer leur connaissance initiale.